1. Hányan férnek el – és hányan lesztek tényleg?
A befogadóképesség és a valós létszám két különböző szám. A terem hivatalos kapacitása általában ülő vendégekre vonatkozik; tánctérrel és a szolgáltatók helyével együtt ez már szűkebb. Nekünk azért számít, mert minden csomagunkhoz tartozik egy javasolt vendéglétszám: nagyobb létszámnál nem drágább lesz ugyanaz a szolgáltatás, hanem más – több óra vagy még egy gép kell ahhoz, hogy ne álljon sor a nyomat előtt.
2. Van fedett terület, ha esik?
A klasszikus és a 360° szelfigép kültéren is működik, ha nincs eső és erős szél – elektronika és fotópapír van bennük. A biztos megoldás egy fedett hely: partisátor vagy fedett terasz. Ezt érdemes még aláírás előtt tisztázni, mert az esőterv a gyakorlatban általában az, hogy mindenki bemegy ugyanabba a terembe – és ott már nincs kb. 3 × 3 méter szabad hely.
3. Mekkora a hely, és milyen magas a terem?
Ez az, amin a legtöbbször el szokott csúszni: kb. 3 × 3 méter sík terület és legalább 270 cm belmagasság kell. A pincehelyszínek és a boltíves termek gyönyörűek, de a boltív alatt sokszor nincs meg a magasság. Egy mérőszalaggal két perc alatt le lehet ellenőrizni a helyszínbejáráson – utólag már nem lehet megoldani.
4. Hol a legközelebbi konnektor?
Egy dolog kell: egy 230 V-os fali konnektor a gép közelében. Nem mindegy azonban, hogy hol van. Ha a gép helye szép, de a konnektor a terem másik végében van, akkor vagy kábel megy keresztben a tánctéren, vagy máshova kerül a gép. Kérdezd meg, és ha teheted, nézd is meg a bejáráson.
5. Milyen messze van – és honnan számol a szolgáltató kiszállást?
A vendégek szempontjából a távolság az, hogy hazajutnak-e. A szolgáltatók szempontjából az, hogy honnan indulnak. Nálunk a kiszállás Budapest, Pest, Nógrád és Heves megye területén egységesen 10.000 Ft, más megyékben 135 Ft/km oda-vissza, Budapestről számolva – magánrendezvénynél ÁFA nem jön rá, cégesnél + 27% ÁFA. Ezt minden szolgáltatónál érdemes megkérdezni, méghozzá számmal, és azt is, hogy honnan indul a kilométer: a „kiszállás megegyezés szerint" az a tétel, ami a végén szokott kiderülni.
6. Mit ad a helyszín, és mit kell külön hozni?
Asztal, hosszabbító, öltöző, parkolás a szolgáltatóknak, bejutás – lift, lépcső, hátsó bejárat –, és hogy mikortól lehet bemenni építeni. Ez pontosan az a lista, amit mi magunktól végigkérdezünk telefonon a rendezvény előtt pár nappal. Ha viszont már a helyszínválasztáskor tudod a válaszokat, egy körrel kevesebb lesz a szervezésben.
7. Van-e még olyan, amit érdemes megkérdezni?
Éves szinten általában 100-120 rendezvényt bonyolítunk le, jó eséllyel van tapasztalatunk a helyszínt illetően – csak szólj, és megmondjuk.