ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

BEVEZETÉS

Az EventSelfie márkanév alatt működő hálózat kiemelt figyelmet fordít az ügyfelek, megrendelők és a rendezvényeken résztvevő vendégek személyes adatainak védelmére. Jelen Adatkezelési Tájékoztató célja, hogy teljesen átlátható, tiszta és a jogszabályoknak megfelelő képet nyújtson arról, hogyan, milyen célból és mennyi ideig kezeljük a személyes adatokat.

Jelen tájékoztató teljes mértékben megfelel az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletének (GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek (Infotv.).

1. AZ ADATKEZELŐK MEGNEVEZÉSE (KÖZÖS ADATKEZELÉS)

Mivel az EventSelfie hálózat tagjai egységes informatikai rendszereket (MiniCRM, Google Workspace, fotoShare Cloud) és közös ügyfélkezelési protokollt alkalmaznak, az adatok kezelése során a GDPR 26. cikke alapján Közös Adatkezelőkként (Joint Data Controllers) járnak el.

Az érintettek személyes adatait az alábbi öt, jogilag önálló, de a hálózatban szorosan együttműködő entitás kezeli közösen:

1.1. Központi és Márkapartnerek:

1. EventSelfie Kft.

• Székhely: 1053 Budapest, Ferenciek tere 2. Fsz.
• Cégjegyzékszám: 01-09-424227
• Adószám: 32440003-2-41
• Képviselő / Ügyvezető: Doba Zoltán

2. Doba Zoltán egyéni vállalkozó

• Székhely: 5940 Tótkomlós, Szondy utca 15.
• Nyilvántartási szám: 55401724
• Adószám: 56725328-1-24

1.2. Franchise Partnerek:

1. KZR Kreatív Kft.

• Székhely: 1142 Budapest, Erzsébet királyné útja 43. B. ép. 5. em. 22. ajtó
• Cégjegyzékszám: 01-09-449804
• Adószám: 32925971-1-42
• Képviselő / Ügyvezető: Kozári Balázs András

2. Pistár-Tumpech Nikolett egyéni vállalkozó

• Székhely: 1201 Budapest, Jósika utca 12.
• Nyilvántartási szám: 60154899
• Adószám: 90812893-1-43

3. Bartolák Ildikó egyéni vállalkozó

• Székhely: 1045 Budapest, Chinoin utca 4.
• Nyilvántartási szám: 59401733
• Adószám: 90246335-1-41

1.3. Kapcsolattartási pont:

A Közös Adatkezelők megállapodása alapján az érintettek az adatvédelemmel kapcsolatos jogaikat bármelyik partnernél közvetlenül is érvényesíthetik, de a központi kapcsolattartási és koordinációs feladatokat az EventSelfie Kft. látja el az alábbi elérhetőségen:

• E-mail cím: hello@eventselfie.hu

2. IRÁNYADÓ JOGSZABÁLYOK

A személyes adatok kezelése során az Adatkezelők az alábbi jogszabályokat alkalmazzák:

• GDPR: Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről.
• Infotv.: Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény.
• Számv. tv.: A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a bizonylatmegőrzési kötelezettségek tekintetében).
• Ptk.: A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a szerződéses jogalap és a képmáshoz való jog tekintetében).

3. AZ EGYES ADATKEZELÉSI FOLYAMATOK

Az EventSelfie tevékenysége során megvalósuló adatkezelések négy fő területre oszthatók fel:

3.1. Ajánlatkérés és ügyfélkapcsolat-kezelés (MiniCRM fázis)

Amikor a weboldalon (eventselfie.hu) keresztül ajánlatot kérsz, az adataid közvetlenül a biztonságos MiniCRM rendszerbe futnak be.

• Kezelt adatok köre: Név, e-mail cím, telefonszám, a tervezett rendezvény dátuma, jellege és helyszíne.
• Az adatkezelés célja: Kapcsolatfelvétel, az igények pontosítása, személyre szabott árajánlat készítése és kiküldése.
• Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont (szerződés megkötését megelőző lépések teljesítése).
• Az adatkezelés időtartama: Amennyiben az ajánlatadásból nem születik megrendelés, az adatokat a MiniCRM-ben a lezárástól számított 1 évig tároljuk az esetleges későbbi megkeresések miatt. Amennyiben megrendelés történik, az adatok átkerülnek az ügyfél-adatbázisba.

3.2. Szerződéskötés, teljesítés és számlázás

Amikor az egyedi Megrendelőlap aláírásával szerződéses jogviszony jön létre a felek között.

• Kezelt adatok köre: Szerződő fél neve, számlázási címe, szállítási címe, adószáma (cégek esetén), kapcsolattartó személy neve, e-mail címe és telefonszáma, a rendezvény részletes logisztikai adatai.
• Az adatkezelés célja: A bérleti és szolgáltatási szerződés teljesítése, az eszközök helyszíni kiszállítása, üzemeltetése, valamint a számlázási kötelezettség teljesítése.
• Az adatkezelés jogalapja:
  • Szerződéses adatoknál: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont (szerződés teljesítése).
  • Számlázási adatoknál: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont (jogi kötelezettség teljesítése a Számv. tv. alapján).
• Az adatkezelés időtartama:
  • A szerződéses adatok és levelezések esetében a szerződés megszűnésétől számított polgári jogi elévülési idő (5 év).
  • A kiállított számlák és számviteli bizonylatok esetében a Számv. tv. 169. § (2) bekezdése alapján kötelezően 8 év.

3.3. A rendezvényeken készült kép- és videófelvételek (LumaBooth és fotoShare Cloud)

A Rendezvény ideje alatt a vendégek képmása rögzítésre és feldolgozásra kerül a szelfigépek használata során.

• Kezelt adatok köre: A Rendezvény résztvevőinek képmása (fényképek, videók, GIF-ek), valamint az egyedi sablonokon/kereteken elhelyezett grafikai elemek.
• Az adatkezelés célja: A fotók és videók helyszíni elkészítése, azonnali kinyomtatása, valamint a Megrendelő részére zárt online galérián keresztül történő digitális átadása.
• Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont (az érintett önkéntes hozzájárulása ráutaló magatartással). A szelfigép elé történő önkéntes odaállás, a kiegészítők felvétele és az érintőképernyő megérintése ráutaló magatartásnak minősül, amely kifejezi az érintett hozzájárulását a felvétel elkészítéséhez és kinyomtatásához.
• Az adatkezelés időtartama (Garantált elérés és adattörlési B-terv):
  • A helyszíni eszközön (iPad/PC) tárolt nyers felvételek a Rendezvény végéig kerülnek tárolásra.
  • A fotoShare Cloud tárhelyen kezelt online galéria elérését a Rendezvény lezárultától számított 90 naptári napig garantáljuk a Megbízó részére. A 90 napos időtartam lejárta után a galéria közvetlen elérése deaktiválásra kerül.
  • Adatmegőrzési B-terv: Amennyiben a manuális törlés elmaradna, a galéria teljes digitális tartalmát a megrendelés dátumától számított legfeljebb 1 éven (365 napon) belül az EventSelfie hálózat az automatizált vagy manuális rendszeres karbantartási és adattisztítási folyamatai során véglegesen és visszaállíthatatlanul törli az összes aktív szerveréről és biztonsági mentéséből.
• Törlési garancia: Ha a Rendezvény bármely résztvevője jelzi a helyszíni operátornak, vagy utólag írásban a hello@eventselfie.hu címen, hogy nem járul hozzá a róla készült kép megjelenítéséhez, a képet haladéktalanul, de legkésőbb 24 órán belül véglegesen töröljük a galériából és a szervereinkről.
• Kiskorúak védelme: 14 év alatti (cselekvőképtelen) kiskorúak esetében a képmásuk rögzítéséhez a szülő vagy törvényes képviselő jóváhagyása szükséges. A Rendezvény szervezője (a Megrendelő) köteles gondoskodni a kiskorúak szüleinek megfelelő tájékoztatásáról.

3.4. Marketing célú felhasználás és referenciák (Rugalmas és tisztességes feltételek)

A Rendezvényeken készült jól sikerült felvételeket az EventSelfie hálózat referenciaként bemutathatja saját felületein.

• Kezelt adatok köre: A Rendezvényen készült fényképek és videók.
• Az adatkezelés célja: Az EventSelfie szolgáltatásainak népszerűsítése a weboldalon (eventselfie.hu) és a hivatalos közösségi média csatornákon (Facebook, Instagram, TikTok).
• Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont (az érintett kifejezett, önkéntes hozzájárulása).
• Rugalmassági szabály: Amennyiben referenciaként közzé szeretnénk tenni egy felvételt, arról előzetesen értesítjük a Megbízót. A közzététel előtt saját magunk gondoskodunk arról (szükség esetén kimaszkolás, homályosítás vagy előnyös kivágás alkalmazásával), hogy a tartalom senkinek a személyiségi jogait, jó hírnevét vagy magánszféráját ne sértse.
• Azonnali eltávolítás: Ha a Megbízó vagy a képen szereplő bármely természetes személy utólag jelzi, hogy a felvétel eltávolítását kéri, az EventSelfie hálózat minden további kérdés, feltétel vagy vita nélkül, haladéktalanul (de legkésőbb 24 órán belül) véglegesen törli és eltávolítja a felvételt az érintett felületekről.

4. FELELŐSSÉGMEGOSZTÁS (ADATFELDOLGOZÓI STÁTUSZ)

Amikor a Megbízó (ügyfél) kibérli az EventSelfie hálózat eszközeit egy általa szervezett esküvőre, privát vagy céges rendezvényre:

1. A Megbízó minősül elsődleges Adatkezelőnek (Data Controller). Ő jogosult meghatározni az adatkezelés célját (a rendezvény dokumentálása, vendégek szórakoztatása).
2. Az EventSelfie hálózat tagjai Adatfeldolgozóként (Data Processor) járnak el. A képek technikai elkészítését, nyomtatását és a fotoShare Cloud galériában való átmeneti tárolását kizárólag a Megbízó utasítása (a szerződés) alapján végzik.
3. Tájékoztatási felelősség: A Megbízó szavatol azért, hogy a Rendezvény résztvevőit (vendégeit) megfelelően tájékoztatta a fotózás tényéről, a képek online galériában való megosztásáról, és beszerzi a szükséges hozzájárulásokat. Az ennek elmaradásából eredő esetleges személyiségi jogi vagy hatósági (NAIH) igényekért az EventSelfie hálózat a felelősségét kizárja.

5. ADATFELDOLGOZÓK MEGNEVEZÉSE

Az adatok biztonságos tárolása, számlázása, az ügyfélkapcsolatok kezelése és a szolgáltatás technikai lebonyolítása érdekében az Adatkezelők az alábbi professzionális adatfeldolgozókat veszik igénybe:

1. Levelezőrendszer és felhőalapú tárolás:

• Név: Google Ireland Limited (Google Workspace & Google Drive)
• Székhely: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írország
• Cégjegyzékszám: 368047
• Adószám: IE 6388047V
• Feladat: Kapcsolattartási adatok, logisztikai információk, e-mailek, valamint a rendezvényeken készült összes digitális kép és videó biztonságos tárolása.

2. CRM és Ügyfélkapcsolat-kezelő szoftver:

• Név: MiniCRM Zrt.
• Székhely: 1075 Budapest, Madách Imre út 13-14.
• Cégjegyzékszám: 01-10-047449
• Adószám: 23982273-2-42
• Feladat: Érdeklődők adatainak tárolása, ajánlatok készítése, és az online galéria linkjeinek automatizált kiküldése.

3. Online számlázó rendszerek (a számlát kiállító Megbízott választása szerint):

Számlázó 1: KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu)

• Székhely: 1031 Budapest, Záhony utca 7.
• Cégjegyzékszám: 01-09-303201
• Adószám: 13421739-2-41

Számlázó 2: Billingo Technologies Zrt. (Billingo)

• Székhely: 1133 Budapest, Árbóc utca 6. I. emelet
• Cégjegyzékszám: 01-10-140802
• Adószám: 27926309-2-41
• Feladat: Törvényes számlázási kötelezettségek teljesítése, elektronikus bizonylatok és számlák kiállítása.

4. Fotós szoftver és rendezvényfelhő szolgáltató:

• Név: Lumasoft LLC (LumaBooth szoftver és fotoShare Cloud platform)
• Székhely: 293 State Route 18 #12 East Brunswick, NJ 08816, USA
• Feladat: A felvételek szoftveres rögzítése és a zárt digitális galériák átmeneti tárolása.
• Harmadik országba történő adattovábbítás jogszerűsége: A Lumasoft LLC-vel az Adatkezelő a GDPR 28. cikke szerinti írásbeli Adatfeldolgozói Szerződést (DPA) kötött. A Lumasoft LLC részt vesz az EU-U.S. Data Privacy Framework (Adatvédelmi Keretrendszer) megállapodásban, így az adatok USA-ba történő továbbítása a GDPR 45. cikke szerinti európai bizottsági megfelelőségi határozaton alapul, és teljes mértékben jogszerű.

6. AZ ÉRINTETTEK JOGAI ÉS JOGORVOSLAT

Az adatok tulajdonosait (érintetteket) a GDPR értelmében az alábbi jogosultságok illetik meg:

• Hozzáférési jog: Tájékoztatást kérhet arról, hogy személyes adatait kezelik-e, és hozzáférést kérhet ezen adatokhoz.
• Helyesbítési jog: Kérheti a pontatlan vagy elavult adatok azonnali javítását.
• Törlési jog ("elfeledtetéshez való jog"): Kérheti személyes adatainak azonnali törlését (különösen a róla készült fotók online galériából való végleges eltávolítását).
• Korlátozáshoz való jog: Kérheti az adatok kezelésének korlátozását bizonyos feltételek esetén.
• Tiltakozáshoz való jog: Bármikor tiltakozhat a jogos érdek alapján végzett adatkezelés ellen.

Jogorvoslati lehetőségek:

Amennyiben az érintett úgy ítéli meg, hogy az EventSelfie hálózat megsértette az adatvédelmi jogait:

1. Közvetlen panasz az Adatkezelőnél: Első lépésként javasoljuk, hogy vedd fel velünk a kapcsolatot a hello@eventselfie.hu e-mail címen, hogy a problémát békés úton, azonnal meg tudjuk oldani.
2. Hatósági eljárás (NAIH): Bejelentéssel, panasszal fordulhatsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9., e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: www.naih.hu).
3. Bírósági jogorvoslat: Jogosult vagy bíróság előtt érvényesíteni a jogaidat. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – választásod szerint – a lakóhelyed vagy tartózkodási helyed szerinti törvényszék előtt भी megindítható.