Ügyfélprotokoll
Négy nappal a rendezvényed előtt felhívunk, és mindent végigveszünk.
Az ajánlatkérés és a rendezvény között hetek vagy hónapok telnek el, és ezalatt majdnem minden változik egy kicsit. Nem a te dolgod ezeket számon tartani és időben szólni – a miénk az, hogy megkérdezzük.
Mi ez a hívás
Csúszik a vacsora, kiderül, hogy a hátsó bejáraton kell bemenni, lecserélődik a helyszíni kapcsolattartó, vagy egyszerűen kiderül, hogy a lift kicsi. A rendezvény előtt négy nappal felhívunk, és tételesen végigvesszük, mi van most érvényben.
Amit a hívásban javítunk, azt azonnal átvezetjük a rendezvényed adatai közé – nem egy jegyzetbe, hanem oda, ahonnan a kollégánk a helyszínre indul. Így az időpont és a cím ugyanabból az egy helyről dolgozik.
Mikor hívunk
- Négy nappal a rendezvény előtt
- Ez az az időpont, amikor már minden eldőlt, de még van idő reagálni. Egy héttel korábban még változik a program; egy nappal korábban már késő szólni, ha a szolgáltatói parkolót le kell foglalni.
- Ha négy napon belül rendelsz
- Akkor nem várunk: a megrendelés után szinte azonnal hívunk. Rövid határidővel is dolgozunk, csak ilyenkor sűrűbb a menetrend.
- Ha több napos a rendezvény
- Egy hívás van, nem több: egyben vesszük végig az összes napot.
- Ez nem az ajánlat módosítása
- A hívás a részletekről szól. Ha közben az derül ki, hogy több óra vagy más szolgáltatás kellene, azt külön egyeztetjük és külön írásba is adjuk – nem a telefonban intézzük el.
Mit fogunk kérdezni
Itt van az egész lista, előre. Nem kell készülnöd rá – öt perc az egész –, de ha valamit előre megnézel, még gyorsabb lesz. A legtöbb kérdésre már tudjuk a választ az ajánlatból; csak azt nézzük meg, hogy még mindig érvényes-e.
- A rendezvény pontos napja és időpontjai
- Mikor érkezünk építeni, mikortól álljon készen a gép, meddig tart a program, és mikor bontunk. A gép nem attól az órától kell, amikor kezdődik a vacsora.
- A pontos cím
- Nem a helyszín neve, hanem az a cím, ahova navigálni fogunk – ez rendezvényhelyszíneknél gyakran nem ugyanaz.
- Parkolás
- Hova álljon a kocsi, kell-e behajtási engedély vagy rendszámot előre bejelenteni, van-e szolgáltatói parkoló.
- Bejutás
- Melyik bejárat, lift vagy lépcső, hány emelet, van-e kapukód vagy portaszolgálat, mikortól engednek be. Ez az a pont, ami a legtöbbször csúszást okozhatna.
- A helyszíni kapcsolattartó neve és telefonszáma
- Aki a helyszínen ott lesz, és akit fel tudunk hívni, ha valami nem stimmel. Nem mindig az, aki a rendezvényt megrendelte.
- A program menete
- Mikor álljon a gép, és mikor ne – a köszöntő, a tortavágás vagy egy előadás alatt nem szerencsés, ha a nyomtató dolgozik a terem sarkában, vagy éppen villog a vaku.
- A jóváhagyott fotókeret
- Megerősítjük, melyik grafika és melyik háttér megy ki, hogy ne a helyszínen derüljön ki a félreértés.
- Bármi, ami neked eszedbe jut
- Ez az utolsó alkalom, amikor nyugodtan, nem a helyszínen lehet mindent megbeszélni. Érdemes kihasználni.
Mit kapsz a hívás után
A hívás után egy levelet küldünk. Benne van minden, amiben megállapodtunk: az időpontok, a pontos cím, a parkolás és a bejutás, a helyszíni kapcsolattartó, és a megrendelt szolgáltatás tételei. Mellékletben ott a jóváhagyott fotókeret képe is, hogy lásd, mi kerül a nyomatra.
Ezt a levelet a rendezvény napján elő lehet venni telefonon, és ott van benne minden, amit a helyszínen bárki kérdezhet. Másolatot kap róla a rendezvényért felelős kollégánk és az a csapat, amelyik ténylegesen kimegy – így nem attól függ, hogy ki adja át kinek az információt.
Ha a látványterv a hívás idején még egyeztetés alatt van, a levél anélkül megy ki, és a keretet külön küldjük, amint jóváhagytad.
Ha nem érünk el senkit
Előfordul, hogy pont rossz pillanatban hívunk. Ilyenkor nem tesszük le a dolgot: addig próbálkozunk, amíg el nem érünk – nincs két próbálkozás után feladva. Amíg nem sikerült beszélnünk, a rendezvényedért felelős kollégánk mellett a felettese is tud róla. Nem azért, hogy sürgessünk – azért, hogy ne csússzon át a rendezvény napjáig.
Ha nem tudsz beszélni, vagy inkább írásban egyeztetnél, elég visszaírnod a levélre, vagy hívnod minket a +36 30 410 3665 számon. Ugyanazt a listát e-mailben is végig tudjuk venni.
Ha pedig végül nem sikerül egyeztetni, attól a rendezvény ugyanúgy megvalósul: azokkal az adatokkal megyünk ki, amiket a megrendeléskor megadtál. Csak akkor nem tudsz szólni előre, ha valami közben megváltozott.
Kinek szól ez
Minden rendezvényünk előtt megtörténik, akár esküvő, akár céges est. Csak a kérdések súlypontja más.
- Esküvőn és magánrendezvényen
- Négy nappal az esküvő előtt már nem az a kérdés, hogy megbízható-e a szolgáltató, hanem hogy mikor jön. Ezért a hívás nálatok főleg az időpontokról szól: mikor van a szertartás, mikor a vacsora, mikor kezdődik a buli – és ezekhez képest mikor álljon készen a gép. Egy dolgot vegyél le a listádról: nem neked kell szólnod a parkolásról, mi kérdezzük meg.
- Céges rendezvényen
- Céges eseménynél a helyszíni kapcsolattartó legtöbbször nem az, aki megrendelte – és a behajtási engedély, a portaszolgálat, a teherlift vagy a biztonsági beléptetés olyan, amit egy irodaházban napokkal előre kell intézni. Ezért ezt tételesen végigkérdezzük, és a hívás utáni levelet a helyszíni kollégád is megkapja. A jóváhagyott keretet ugyanígy megerősítjük, hogy a kollégáitok ne a helyszínen lássák először.
A rendezvény után pedig ugyanígy nem kell utánunk szólnod: A védett online galériát a rendezvényt követő munkanapon küldjük, egy linken.
Ha még nincs dátumod
Ez a hívás akkor jön, amikor már megvan a megrendelés. Ha még nem tartotok itt, kezdjük az elején: az ajánlatkérés két perc, és egy munkanapon belül hívunk.